”Många anställda, sitter en tredjedel av sin arbetstid i dåliga möten, vilket innebär sex förlorade veckor per år !”  I SvD debatt den 28 april 2016 den sk möteskulturdagen skrev Micke Darmell om möten och han menar att tjänstemän spenderar tid på dåliga möten till en kostnad av 170 miljarder kronor varje år !

Vi håller med kanske är det dags att göra något åt detta!

Många organisationers möteskultur leder till stress, ohälsa och stort slöseri med tid – varför fortsätter då detta? Låt oss fiska lite under ytan kring dessa (motsägelsefulla) beteenden. Den stora frågan är; vad det är som gör att detta fortsätter?

Möten kan handla om behovet av status hos de som deltar. Genom att delge kollegorna sin syn på viktiga frågor, berätta vad man åstadkommer och ta initiativ på mötena visar man hur betydelsefull man är. Detta gör man bland  annat genom långa och detaljerade PowerPoints. Att stå i centrum höjer ditt varumärke till skyarna.

Vi kan även se fler behov som mötesformen uppfyller, framför allt vårt behov av att tillhöra en grupp. Med andra ord, finns det starka faktorer som underhåller det nuvarande mötes-beteendet och det är dessa vi behöver adressera för att bryta vanan.

Liksom Micke tror vi att det är dags att ta ett större grepp om detta på arbetsplatserna och anta en gemensam policy för möten. Här kommer YESbox Talents tips för sundare möteskultur:

  1. Se till att förbereda en tydlig agenda som är kopplad till de uppsatta målen för verksamheten.
  2. Starta mötet med att prioritera vilka punkter som är viktigast på agendan.
  3. Kräv att alla är förberedda och har gjort det som är förväntat – om inte ställ in punkten på agendan.
  4. Sätt upp exakta hålltider för både mötet och varje punkt.
  5. Ha en tydlig uppföljning så att arbetet fortskrider mot målen vid varje möte.

Utöver det behöver vi förstås arbeta med en kultur där varje medarbetare känner till sin roll, företagets mål och att medarbetares sociala behov tillgodoses,  Vi är mer styrda av vårt undermedvetna än vi tror och våra grundläggande behov spelar oss ibland ett spratt. Därför är det viktigt att förstå undermedvetna drivkrafter för att sedan kunna göra verkliga förändringar i praktiken.

Vi jobbar utifrån en modell framtagen av David Rock från Neuroleadership institute, som beskriver våra behov. Den utgår från att våra sociala behov är minst lika starka som våra överlevnadsbehov, av den enkla anledningen att vi i begynnelsen var så beroende av varandra för att överleva att man faktiskt inte överlevde socialt utanförskap. Detta sitter kvar i oss än idag och beskrivs kort som SCARF*-modellen som står för:

S – status; och det handlar om att känna att man är betydelsefull och det man gör räknas på jobbet.

C – certainty; eller förutsägbarhet som innebär att man vet vad som gäller och vad som ska hända. Det vill säga att du har fast mark under fötterna.

A – autonomy; eller självstyre som innebär att du har inflytande över ditt arbete och kan ta beslut över vissa saker.

R – relatedness; eller bra relationer, att känna samhörighet och att tillhöra en grupp.

F – fairness; eller rättvisa. Att det finns ett gemensamt regelverk som gäller alla så att alla blir bedömda efter samma måttstock och får samma belöningar.

SCARF modellen visar att möten är ett sätt att uppfylla ett eller flera av dessa behov men framför allt behovet av status.
Något som också påverkar din status är att ha många möten inbokade i din kalender, vilket indikerar att du är en viktig person. Och vem har inte uppgivet suckat över antal e-postmeddelande man får per dag, samtidigt som man spär på sitt rykte som högpresterare.

Är det även så att själva mötesformen ger dig förutsägbarhet i en föränderlig värld – du vet att du gör ”rätt” sak under den tid som mötet upptar? Genom att förstå våra drivkrafter och skapa en tydligare mötesdisciplin får vi de verktyg vi behöver för att skapa en sundare möteskultur.

*David Rock har ur hjärnforskningen hittat de fem faktorer som är grunden till våra sociala behov och kallar dem för SCARF. YESbox Talent utgår från SCARF i många av våra verktyg.

EnglishSwedish