Yesbox dialoger – utvecklande medarbetarsamtal
Dialoger är en central del i att komma vidare med problem, utmaningar och nya initiativ. Det är i dialoger vi blir lyssnade på, där vi gör oss hörda och där vi förstår idéer från andra och varför dessa är viktiga – för personen, teamet och organisation.
Dialoger har också den fördelen att de ofta redan sker. Det ”enda” Yesbox gör är att underlätta att dialoger sker samt underlätta uppföljning.
Vi ser dialoger i 3 faser som vi tror gäller i många organisationer:
Riktningsfas – Uppföljningsfas – Utvärderingsfas
- Riktningsfas: Här diskuteras både personliga önskemål, värderingar samt mål och behov på organisations- och teamnivå. Ni enas om en riktning.
- Uppföljningsfas: Denna är den längsta och pågår i princip hela tiden. Genom påminnelse om uppföljningssamtal, och upphämtning av relevanta poster från aktivitetslistan (även det som ska göras på längre sikt) kan den dagliga verksamheten underlättas –det blir lättare att prioritera.
- Utvärderingsfas: Här gås igenom om mål är uppnådda, om målen varit relevanta och båda parter gör en reflektion över vad som kan göras annorlunda eller bättre.
Alla aktiviteter som bestäms i dialoger landar i den integrererade handlingsplanen som även innehåller mål på både personlig, team- och organisationsnivå.
Ett team från Yesbox hjälper er med uppsättningen hela första året.
Analys och resultat kan skapas efter olika behörigheter vid olika tidpunkter.
Eller bygg på det ni gör idag så anpassar vi systemet efter det.
Så här går två av Yesbox samtal till
Motivationsdialog (lyssna)
Ett kraftfullt medarbetarsamtal som med hjälp av digitala (och ev. fysiska) kort som utgår från medarbetarens motivation eller värderingar leds medarbetarsamtalet snabbt in på vad som är viktigt. Medarbetaren väljer område och därefter ställer ledaren frågor utifrån en coachande och inlyssnande process.
Våra kunder menar att medarbetaren ofta, tack vare processen, börjar ta fler egna initiativ även i vardagen. Samtalet gör också att du som chef får en unik förståelse för varje individ som kan leda sig själv och bli mer motiverad utifrån sina unika förutsättningar. Klicka här om du vill se en kort presentation av verktyget.
Kompetensdialog (leda)
I Yesbox kompetenssamtal arbetar vi med kunskaper, färdigheter och beteenden (K-komponenter) som hjälper medarbetaren att möta krav på kompetenser. Syftet är att leda medarbetaren i rätt riktning. Chef & medarbetare gör innan samtalet varsin förberedelse och bedömning utifrån kompetenskraven, som är kopplade till medarbetarens jobbroll. Detta möjliggör för både chefe och medarbetare att ge förslag till förbättrings- och utvecklingsområden.
Aktiviteter (göra)
När motivationen, färdigheterna (kunskapen) och kompetenserna är avklarade blir det enkelt att ta fram en utvecklingsplan för medarbetaren, där motivation och kompetenser är inräknade. Då tas även hänsyn till företagets mål och strategier för att maximera den totala effekten.
Allt dokumenteras digitalt i handlingsplanen och kan kombineras med egna Pulsmätningar månads eller veckosamtal. Detta gör det enkelt att följa upp samtidigt som materialet ger er överblick och underlag hela året.
Vi har fler mallar för många olika medarbetarsamtal i olika faser.
Testa Yesbox Dialog/ medarbetarsamtal
Fyll i formuläret här till höger så kontaktar vi dig och berättar mer. Du får även ett inlogg till en helt kostnadsfri demo i den digitala delen av verktyget.
Videon nedan ger en kortare inblick i hur ett medarbetarsamtal kan gå till när du använder Yesbox Samtal.
a. Riktningsfas -> sätta mål
Att mötas med sin chef för att sätta ramar och mål kring utveckling och prestation sker i någon form i de flesta organisationer. Samtalen kallas ibland utvecklingssamtal, ibland medarbetarsamtal, ibland målsamtal. Gemensamt är att de sker i början av en period (vanligen i början på året men kan vara då något nytt startar), då en riktning ska sättas. Tidshorisonten som sätts för målen är helt upp till varje organisation, eller team. Operationella behov samt tiden det tar att utveckla nya kompetenser bör vara styrande.
Med Yesbox mål- och aktivitetetsmodul ges chefen och teamet också möjlighet att reflektera över gemensamma mål och aktiviteter, och hur dessa kan bäst lösas med hjälp av teamets medarbetare. Det ges alltså möjlighet att vara ”sitt bästa jag” och utnyttja varje medarbetares intressen och talanger för att uppnå gemensamma mål.
Alla aktiviteter som bestäms i dialoger landar i den integrerade handlingsplanen som även innehåller mål på både personlig, team- och organisationsnivå.
b. Uppföljningsfas – > följa upp
Planerade mål och aktiviteter är en bra början, men ändå ”bara” en början. Det är i det dagliga arbetet som aktiviteter ska göras och förhoppningsvis delmål uppnås. För att hjälpa både chef och medarbetare att följa upp kan en mängd olika typer av dialoger väljas:
- 1:1-dialog: Ett 15-30 min möte som chef och medarbetare har varje / varannan vecka för att uppdatera varandra.
- Dialog om aktivitetsplan: Ett möte som tar avstamp från aktivitetsplanen och lyfter fram de aktiviteter som passar in i tiden.
- GROW-dialog: GROW (Goal, Reality, Options, When, Whom, Will) är en dialog som tar sin utgångspunkt i ett coachande ledarskap.
- NÖHRA-dialog: NÖHRA (Nuläge, Önskat läge, Hinder, Resurser, Aktiviteter) är en metod för att mer ännu mer praktiskt resonera kring mål och aktiviteter.
- Mandat-dialog: En dialog som vanligen används när det man ombeds göra inte stämmer överens med de ansvar och befogenheter som givits.
- SWOT-dialog: En SWOT-dialog (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) tittar på teamet utifrån nuläge och framtid.
i. 1:1-dialog
Ett 15-30 min möte som chef och medarbetare har varje / varannan vecka för att uppdatera varandra, ofta utifrån följande allmänna frågor:
- Hur mår du?
- Hur går det? (aktiviteter från handlingsplan kan lyftas in)
- Ytterligare frågor som kommit upp? (områden bestämda av organisationen kan väljas från)
- Vad behöver du stöd kring?
1:1-möten brukar kännetecknas av spontanitet och öppenhet, och så vill vi att det ska vara. Det ska däremot vara enkelt att skriva upp saker som man kommer överens om och som kan komplettera aktivitetsplanen.
ii. Dialog om aktivitetsplan
Ett möte som tar avstamp från aktivitetsplanen och lyfter fram de aktiviteter som passar in i tiden. Medarbetare och chef kan välja ut de aktiviteter som känns problematiska och få hjälp med stödfrågor för att båda parter har samma bild av vad som krävs för att komma vidare med dessa.
Detta möte är mer en dialog kring en handlingsplan för att se om det finns några ”flaskhalsar” eller något som kräver en förändring av teammål eller -aktiviteter.
iii. GROW-dialog
GROW (Goal, Reality, Options, When, Whom, Will) är en dialog som tar sin utgångspunkt i ett coachande ledarskap och där det kan krävas en förtydling eller modifiering av mål och aktiviteter för att undvika flaskhalsar och surdegar. GROW-dialogen utgår från ett mål (goal) tydliggöra hur det ser ut just nu (reality) och därmed utvärdera val (options) för att därifrån antingen konfirmera tidigare aktiviteter eller göra förändringar (when, whom will). Kan användas för hela teamet.
iv. NÖHRA-dialog
NÖHRA (Nuläge, Önskat läge, Hinder, Resurser, Aktiviteter) är liksom GROW-dialog en metod för att mer konkret kunna resonera kring mål och aktiviteter och göra dem mer praktiska genom att inte väja för vare sig hinder eller (brist på) resurser). En NÖHRA-dialog kan göras helt separat, eller vara ”inbäddad” i ett normalt 1:1-samtal där vissa aktiviteter kanske behöver förtydligas. Chef och medarbetare väljer själva ur verktygslådan! Kan användas för hela teamet.
v. Mandat-dialog
En dialog som vanligen används när det man ombeds göra inte stämmer överens med de ansvar och befogenheter som givits. Det kan användas individuellt men är vanligare att tillämpa på teamnivå, och oftast på begäran av teamet visavi chefen (som oftast har förutsättningar att ändra på ansvar och befogenheter). En begäran om en Mandat-dialog kan vara en möjlighet för medarbetare som haft GROW- och NÖHRA-dialoger men inte känt att de har nått ända fram i de individuella dialogerna.
vi. SWOT-dialog
- En SWOT-dialog (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats) tittar på teamet utifrån nuläge och framtid. Styrkor och svagheter är framförallt en bedömning av nuläget för teamet som kan vara användbart för att kvalitativt bedöma arbetssituationen. Perspektivet är också lite mer internt. Möjligheter och hot är mer framtidsorienterat, hur teamet ser på framtiden och också lite mer externt, där det kan finnas möjligheter genom ytterligare samarbete med andra team men även hot från andra team och kanske även utanför organisationen som teamet kan förutse.
