Att hålla utvecklings- och
medarbetarsamtal digitalt har
aldrig varit lättare
Utvecklings-/ medarbetarsamtalets 3 faser
Riktningsfasen startar upp året och sätter mål. Uppföljningsfasen som handlar mest om att följa upp aktiviteter och det som beslutats. Den avslutande utvärderingsfasen utvärderar året.
A. Riktningsfas -> sätta mål
Att mötas med sin chef för att sätta ramar och mål kring utveckling och prestation sker i någon form i de flesta organisationer. Samtalen kallas ibland utvecklingssamtal, ibland medarbetarsamtal, ibland målsamtal. Gemensamt är att de sker i början av en period (vanligen i början på året men kan vara då något nytt startar), då en riktning ska sättas. Tidshorisonten som sätts för målen är helt upp till varje organisation, eller team. Operationella behov samt tiden det tar att utveckla nya kompetenser bör vara styrande.
Med Yesbox mål- och aktivitetetsmodul ges chefen och teamet också möjlighet att reflektera över gemensamma mål och aktiviteter. Alla aktiviteter som bestäms i dialoger landar i den integrerade handlingsplanen som även innehåller mål.
B. Uppföljningsfas – > följa upp
Planerade mål och aktiviteter är en bra början, men ändå ”bara” en början. Det är i det dagliga arbetet som aktiviteter ska göras och förhoppningsvis delmål uppnås. För att hjälpa både chef och medarbetare att följa upp kan en mängd olika typer av dialoger väljas:
- Tema dialog Medarbetaren väljer själv vilka områden som är viktigast att prata om
- 1:1-dialog: Ett 15-30 min möte som chef och medarbetare har varje / varannan vecka för att uppdatera varandra.
- Dialog om aktivitetsplan: Ett möte som tar avstamp från aktivitetsplanen och lyfter fram de aktiviteter som passar in i tiden.
- Mål uppföljning: Följer NÖHRA (Nuläge, Önskat läge, Hinder, Resurser, Aktiviteter) är en metod för att mer ännu mer praktiskt resonera kring mål och aktiviteter.
Exempel på dialoger
Teman
Dialogen Teman är en typ av kontinuerligt uppföljningssamtal där agendan bestäms utifrån de områden som är relevanta inom organisationens verksamhetsramar.
Yesbox har ett färdigt “paket” med typiska teman som kan användas (t ex Kommunikation, Engagemang, Hållbarhet, Ledarskap, Arbetsmiljö, Värderingar), men teman kan anpassas helt till organisationens unika verksamhet och situation.
Av tillgängliga teman väljs de områden som det aktuella samtalet ska fokusera på och dessa diskuteras sedan utifrån nuläge, resurser, hinder, önskat läge och åtgärdsaktiviteter.
Temasamtal kan med fördel även ske i grupp (t ex ett team eller avdelning) och val av teman att diskutera kan göras gemensamt eller av medarbetare, inte nödvändigtvis av ledaren (chef), för att på så sätt öka engagemang och delaktighet i verksamheten.
1:1-dialog
Ett 15-30 min möte som chef och medarbetare har varje / varannan vecka för att uppdatera varandra, ofta utifrån följande allmänna frågor:
- Hur mår du?
- Hur går det? (aktiviteter från handlingsplan kan lyftas in)
- Ytterligare frågor som kommit upp? (områden bestämda av organisationen kan väljas från)
- Vad behöver du stöd kring?
1:1-möten brukar kännetecknas av spontanitet och öppenhet, och så vill vi att det ska vara. Det ska däremot vara enkelt att skriva upp saker som man kommer överens om och som kan komplettera aktivitetsplanen.
Verksamhetsmål – Riktning
Dialogen Verksamhetsmål – Riktning används för att sätta riktningen för kommande period genom att sätta upp operativa mål för en medarbetare baserade på de mål som gäller för enheten som medarbetaren tillhör, t ex målen för en avdelning eller ett team.
Dialogen möjliggör en interaktiv process mellan ledare och medarbetare där inte bara målen definieras utan där även en diskussion kan hållas kring hur medarbetarens mål kan bidra till att enhetens mål nås, samt specifika utmaningar och möjligheter som gäller.
Efter uppsättning kan medarbetarens mål kontinuerligt följas upp i dialogen Verksamhetsmål – Uppföljning för att diskutera och dokumentera hur det går.
Verksamhetsmål – Uppföljning
Verksamhetsmål – Uppföljning är en dialog som används för att kontinuerligt följa upp de operativa mål som satts upp för en medarbetare. Dialogen ger möjlighet att fokusera diskussionen kring nuläget, utmaningar, måluppfyllelse, samt hur sannolikt det är att målen uppnås. Åtgärdsaktiviteter kan skapas under dialogen och integreras automatiskt med handlingsplanen (dvs, Aktiviteter).
Verksamhetsmål – Utvärdering
Dialogen Verksamhetsmål – Utvärdering används vid slutet av en period för att dokumentera och diskutera utfallet för de mål som medarbetaren arbetat med.
Diskussionen fokuseras på de positiva aspekterna kring resultatet, och de hinder och utmaningar som stötts på. En gradering av måluppfyllelsen samt lärdomar att ta med framåt dokumenteras också.
Gruppdialoger om senaste undersökningen –”Mätning”
Dialogen Mätning är en viktig kompanjon till de kund, puls- och medarbetarundersökningar som organisationen gör.
Genom att följa upp mätningsresultaten så fort de är publicerade kan goda resultat firas och sämre resultat kan diskuteras och åtgärdsaktiviteter kan identifieras och tilldelas.
Mätningssamtalet görs i grupp (t ex inom ett team eller avdelning) och agendan baseras på de områden (mått) som mätningen innehållit. Dialogen fokuserar på reflektion kring resultaten och identifiering av åtgärder.
Bakgrund
Vi på Yesbox menar att ledare behöver våga vara transparenta i sin intention och sitt agerande. Först när chefer vågar föra ärliga dialoger med sina medarbetare ökar förståelsen för hur varje medarbetare ska kunna prestera på topp för organisationens bästa.
Yesbox Samtal utgår utifrån förståelsen kring hur hjärnan fungerar och jobbar efter hjärnsmarta system förbättras lönsamheten inom organisationer avsevärt. Genom att ta hjälp av hjärnforskningen är det möjligt att utveckla signifikant mer effektiva strategier och driva beteendeförändringar till en bråkdel av den tid och kostnad det har tagit tidigare!
HUR GÅR DET TILL?
Yesbox Samtal är ett verktyg som skapar förståelse mellan chef och medarbetare.
Medarbetare och chef kan göra egna val eller egna bedömningar av styrkor och utvecklingsområden utifrån förutsättningarna som krävs för att just den medarbetaren ska kunna prestera på topp. Dessutom kan chef och medarbetare tillsammans skapa en tydlig målsättning och handlingsplan utifrån värderingar, kompetensområden eller behov – och allt går att koppla till företagets övergripande mål.
Yesbox Samtal ger tydliga resultat i företagskulturen som i sin tur reflekteras på varumärket och ytterst i hela kundupplevelsen!
